Gerência de projetos: qual é a importância?

Você sabia que a gerência de projetos é uma área bem concorrida para quem pensa em construir uma carreira como gerente nas áreas de Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Integração, Custos, Escopo, Tempo, Aquisições e Riscos?

Se você trabalha em alguma dessas áreas, então você certamente vai querer ler esse artigo e entender como impulsionar sua carreira.

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), 20% do PIB mundial é aplicado na realização de projetos. E para assumir essa responsabilidade, o Instituto afirma que já certificou mais de 400 mil pessoas no mundo, mas que ao mesmo tempo é preciso que mais profissionais sejam qualificados para conseguir atender a demanda.

Para Aldo Vendramin, presidente da empresa de tecnologia Consilux, a área ainda tem muito a crescer e expandir, principalmente quando falamos na cadeia de produção do petróleo.

Para conhecer mais sobre o tema e ficar informado sobre tudo dessa área, continue lendo este artigo.

Gerenciamento de projetos: o que é afinal?

Antes de tudo, é necessário compreender o que é o gerenciamento de projetos e como ele funciona.

Uma das principais funções de um gestor de projetos é melhorar a administração e a execução de um projeto. Para isso, ele deve ser capaz de aprimorar o potencial da sua equipe enquanto trabalha em suas rotinas.

Para garantir o sucesso do projeto, é necessário saber aplicar todas técnicas, evidenciando rotinas e aplicações a fim de aprimorar as entregas e garantir que se obtenha o resultado esperado.

Aldo Vendramin explica que para ser um bom gestor de projetos no campo do petróleo é necessário estar sempre buscando novas implementações e otimizações que aprimorem todo o processo, trazendo o máximo valor para o resultado.

Assim, gerenciar um projeto é uma tarefa nada simples, que exige o controle da equipe, dos prazos e dos custos. E para que isso funcione bem, Aldo Vendramin aconselha o acompanhamento rigoroso de cada etapa. Dessa forma, segundo o empresário, você consegue assegurar a obtenção dos melhores resultados.

O presidente da Consilux também afirma que os projetos desenvolvidos no setor de petróleo devem contar com escopo, tempo e custo bem definidos para que seja possível ao gestor do projeto entender os custos benefícios e aplicar as normas de forma eficaz.

Passo a passo para montar um projeto: qual é a sua importância?

Para montar um projeto, você precisa contar com um planejamento multidisciplinar a fim de garantir que este seja eficaz e inovador. Por isso, para iniciar seu projeto, Aldo Vendramin dá a dica de dividi-lo em 5 etapas:

Início

Nessa etapa você vai realizar os primeiros passos que são necessários antes de começar o planejamento. Por isso, não se afobe e faça tudo com muita atenção.

Planejamento

Agora é a hora de pôr a mão na massa e planejar cada detalhe do projeto, desde a parte financeira, até mesmo como e por quem será executada cada parte do planejamento. Além disso, também é o momento de montar o cronograma, entender as prioridades e deixar tudo esquematizado para que a execução possa ocorrer sem nenhum problema.

Execução

Chegou a hora de colocar tudo o que foi planejado em prática, assim, tudo aquilo que antes estava só no papel vai ganhando forma através do trabalho dos profissionais que você escolheu.

Monitoramento

Uma parte muito importante de um projeto é o monitoramento, que deve ser realizado pelo gestor de projetos ao longo de toda a sua execução.

Encerramento

Quando o projeto está pronto, então é hora de entregá-lo.

Vamos montar um projeto?

Para coordenar pessoas e garantir um projeto de sucesso, é preciso contar com um conjunto de soluções. Vendramin afirma que essas soluções não são uma receita de bolo, mas aponta para algumas dicas importantes que você pode colocar em prática na hora de desenvolver seu projeto.

O gerente de projeto

Segundo Aldo Vendramin, o gerente de projetos será o responsável por todo o seu projeto e por isso ele precisa ser muito bem escolhido! Pois, ele precisará lidar com responsabilidades complexas, assumindo tarefas como montagem de cronogramas, planejar os custos e ajustar os escopos durante o andamento do próprio projeto.

Além disso, essa pessoa precisa ter uma veia de liderança e saber lidar com o gerenciamento de crises e problemas que podem acontecer com o decorrer da execução do projeto.

Cronograma a vista

Uma das maneiras de estar sempre atento ao que está acontecendo na obra é monitorando o cronograma, entendendo onde estamos e se houve alguma mudança ou atraso, por exemplo.

Vendramin ressalta que é de extrema importância que esse cronograma seja bem detalhado. Pois, assim, ele consegue otimizar o tempo, evitando que os objetivos sejam desviados, como pode acontecer na falta de um cronograma bem elaborado.

De olho nos custos

Para gerir um projeto com mais segurança, Aldo Vendramin afirma que é preciso ter um alto controle dos custos do mesmo. Assim, saber o valor exato que foi gasto em cada etapa do projeto pode ser crucial para uma boa gestão do mesmo.

Lembrando que tudo precisa ser contabilizado, desde canetas e contas de luz até mesmo as horas-extras que os funcionários precisem fazer para completá-lo.

Assim, você será capaz de descrever onde foi investido cada centavo, o que permite aperfeiçoar o projeto mesmo no meio do caminho.

Você tem objetivos?

Você acredita em um médico que diz para você que acha que você pode ter uma doença? Você pediria exames e comprovações. Não é mesmo? E da mesma forma, não podemos montar um projeto com base em achismos.

É preciso definir um escopo completo, com objetivos claros e bem definidos. Para Aldo, esse elemento com certeza faz toda a diferença para alcançar sucesso no projeto, uma vez que este é o guia responsável por apontar o caminho.

Quais são os prazos?

Você consegue trabalhar sem prazos? Se você disse sim está cometendo um grande erro. Se disse não, então é a hora de melhorar ainda mais o seu planejamento.

A gente sabe que a agilidade do dia a dia e a rapidez com que as pessoas querem as coisas prontas podem tornar os prazos mais difíceis de serem cumpridos. Porém cuidado para não cair nessa armadilha.

Saiba definir prazos realistas que se adequem proporcionalmente à quantidade de trabalho que deve ser feito e o tempo que você e sua equipe necessitam para executá-lo.

Não deixe de levar em consideração também outros fatores que podem interferir nessa entrega, com o prazo para a chegada de insumos ou até mesmo o próprio tempo, caso estes sejam variáveis que podem estar relacionadas ao seu projeto.

Aposte em reuniões e no acompanhamento

Há quem pense que reuniões podem ser perda de tempo. Porém se você realmente quer que seu negócio dê certo pense que nunca é demais investir em reuniões de acompanhamento para colocar todos na mesma página. Claro que não estamos falando de longas e exaustivas reuniões todos os dias, mas de reuniões periódicas de acompanhamento.

Aldo Vendramin lembra que estar perto de quem executa cada parte do projeto é muito importante para que se possa ter uma visão do todo e saber de tudo o que está acontecendo no projeto. Esse tipo de reunião, de acordo com Vendramin podem ajudar tanto a evitar problemas de produtividade assim como entender os gargalos que estão acontecendo no projeto como também entender os fluxos e possíveis impedimentos.

Assim, é possível sempre estar por dentro do que está acontecendo  no projeto e também estar pronto para agir em qualquer circunstância.

Tecnologia: aproveite-a bem

Você com certeza sabe que a tecnologia veio para nos ajudar bastante no nosso dia a dia de trabalho. Certo?

Agora já não são só os computadores que desempenham um importante papel nos escritórios, mas também tablets, smartphones e tantos outros gadgets. Eles facilitam bastante a rotina. Certo?

Por isso, Aldo Vendramin aconselha que saibamos desfrutar de tudo o que a tecnologia nos permite. Assim, é possível aprimorar o nossos próprios procedimentos e atividades de rotina.

A automatização de tarefas, por exemplo, pode ser um grande ganho de tempo no processo, além de facilitar a comunicação e o dia a dia de todos envolvidos no processo. A própria comunicação pode ganhar bastante se pararmos para pensar em ganhos de produtividade.

Quais são as características de um bom gestor de projetos?

Agora que você já sabe bastante sobre gestão de projetos e consegue se ver atuando nessa área, então é o momento de entender quais são as características específicas que ajudam o gestor de projetos a ser bom no que ele faz.

Aldo Vendramin diz que o gerente de projetos é um profissional que irá enfrentar muitos momentos difíceis no seu dia a dia e que por isso e ele precisará estar pronto para tomar decisões cruciais diariamente.

Além disso, ele também precisa ter agilidade para a tomada de decisão e fácil compreensão do cenário do projeto a todo instante.

E se você achou que parava por aí. Outro fator muito relevante do trabalho do gerente de projetos é justamente conseguir manter sua equipe motivada enquanto lida com problemas e age sob pressão.

Para conseguir lidar com esse dia a dia, o gerente de projetos precisa contar com várias habilidades. Separamos as principais abaixo. Aproveite para conhecê-las:

Habilidades interpessoais

Você sabia que são as habilidades interpessoais que conseguem medir a capacidade de um ser humano se relacionar bem com os outros? Ela garante a construção de relacionamentos sólidos assim como auxilia para a realização de uma comunicação eficiente e clara. Essa habilidade, segundo Aldo Vendramin, é capaz de trazer muitas vantagens para um gerente de projetos.

No âmbito profissional, é graças a essa capacidade que são garantidas interações que proporcionam um comportamento ético e a formação de uma equipe afiada. Assim, Vendramin acredita que o desenvolvimento dessa habilidade é capaz de ajudar o indivíduo a chegar ao sucesso bem como atingir seus objetivos e as metas da empresa.

Liderança

Você sabe que o gestor de projetos é o líder da equipe. Certo? Ele também vai precisar saber utilizar suas habilidades tanto para guiar a equipe quanto para motivá-la. Assim, desenvolver a capacidade de liderança é crucial para este cargo.

Desenvolvimento de equipe

Desenvolver a equipe, estimulá-la e saber fazê-la crescer é um grande trunfo que um gestor de projetos pode trazer consigo. Afinal de contas, ninguém consegue chegar ao sucesso de um projeto trabalhando sozinho. Certo?

Mas também sabemos que mesmo altamente especializadas, as pessoas de uma equipe precisarão de uma orientação, um norte a seguir para chegar no que se espera como resultado final do projeto. Não é mesmo?

Assim, como explica Aldo Vendramin, é o gerente de projetos que irá dar as coordenadas para a equipe, assim como a estimulará e ajudará no desenvolvimento da mesma.

Comunicação

Saber se comunicar pode ser um grande trunfo para o gestor de projetos, afinal de contas ele precisará organizar a equipe e orientá-la. Certo? E é através da comunicação que ele conseguirá desenvolver a equipe, geri-la, incentivá-la e até mesmo estimulá-la.

Cultura e conhecimento

Você sabia que para a tomada de decisão, as pessoas devem levar em consideração uma série de fatores? Desde elementos culturais quanto políticos. E muitas vezes não dará tempo de pesquisá-los de forma rápida, por isso, é necessário que a pessoa já venha com uma bagagem de conhecimento político e cultural formada e em constante desenvolvimento. Assim, é mais fácil tomar decisões acertadas e de forma rápida e prática.

Poder de decisão

Uma coisa que o gerente de projetos não pode ser é medroso ou inseguro. Ele precisa saber tomar decisões difíceis e rápidas. Aldo Vendramin diz que esse profissional precisa ser dinâmico e estar pronto a todo momento para solucionar um problema ou uma eventual crise que possa acontecer. Assim, pensamento ágil e decisões rápidas irão fazer toda a diferença no dia a dia desse profissional e também no desenvolvimento de sua carreira.

Você, com certeza, percebeu que a gerência de projetos é um mecanismo muito eficaz para a elaboração de projetos. Não é mesmo? Além de dar um norte para o projeto, com ela você também é capaz de monitorar tudo o que está acontecendo e ainda garantir uma entrega de sucesso.

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